STATUTS

STATUTS DE L ‘ASSOCIATION ARTIPHYS

 

I. Nom, siège, durée et but

 

Article Premier      Nom

1 Sous la dénomination Artiphys (ci-après «l’Association»), il est constitué une association à but non lucratif, conformément aux présents statuts et aux articles 60 et suivants du Code civil suisse.

2 Les actes et documents de l’Association destinés aux tiers, notamment les lettres, les annonces et les publications, doivent indiquer son nom.

 

  • 2 Siège

1 Le siège de l’Association est à l’Ecole Polytechnique Fédérale de Lausanne (ci-après « l’EPFL ») à Ecublens.

 

  • 3 Durée

1 La durée de l’Association est indéterminée.

 

  • 4 But

1 Le but de l’Association est d’organiser bénévolement le festival de musique Artiphys. La manifestation se déroule sur le site de l’EPFL.

2 L’Association participe ou organise des événements annexes au festival pour assurer la pérennité de l’Association.

3 L’Association n’a pas de but économique. Elle n’est liée à aucune autre association, à aucun mouvement politique, ni à aucune confession.

 

 

II. Membres de l’Association

 

  • 5 Acquisition de la qualité de membre

1 Peuvent devenir membres de l’Association, les étudiants immatriculés à l’EPFL sous condition d’approbation à la majorité du comité de direction.

2 Sous condition d’approbation à la majorité absolue du comité d’organisation, peuvent également devenir membres les étudiants immatriculés dans une université ou une haute école suisse.

3 A titre exceptionnel, sur demande écrite adressée au comité de direction et sous condition d’approbation à la majorité du comité d’organisation, peuvent devenir membres des personnes externes montrant un intérêt pour le but de l’Association.

4 Chaque membre s’acquitte de sa cotisation. Le montant est fixé à 5chf par année.

 

 

 

 

  • 6 Perte de la qualité de membre

1 Tout membre a le droit de démissionner de l’Association moyennant un préavis de 30 jours. La démission doit être adressée par écrit au comité de direction.

2 Demeure réservée la sortie immédiate pour de justes motifs, notamment pour raisons de santé, départ à l’étranger, abandon des études ou encore toute autre raison jugée valable par le comité de direction.

 

 Art. 7          Exclusion

1 Tout membre peut être exclu par décision du comité d’organisation, à la majorité absolue de ce dernier :

  1. s’il agit contrairement au but ou aux intérêts de l’Association ;
  2. s’il viole les présents statuts et/ou les règlements internes de l’Association ;
  3. s’il ne se soumet pas aux décisions de l’assemblée générale.

2 Toute décision d’exclusion motivée est adressée sous forme écrite par le comité de direction au membre concerné.

3 Tout membre exclu a le droit d’être entendu par le comité de direction sur les motifs de son exclusion.

4 Le membre exclu peut recourir par écrit auprès de l’assemblée générale contre la décision d’exclusion dans un délai de trente jours dès sa notification. Le recours ne suspend pas l’exclusion.

 

Art. 8           Effets de la perte de qualité de membre ou de l’exclusion

1 Les membres démissionnaires ou exclus n’ont aucun droit à l’avoir social.

2 Les membres démissionnaires ou exclus ont la responsabilité, au moment de leur départ, de transmettre à leur successeur, le cas échéant au comité de direction, les documents et dossiers relatifs à la fonction qu’ils assumaient au sein de l’Association, ainsi que  l’intégralité du matériel mis à leur disposition par l’Association.

 

III. Organisation

 

  • 9 Organes

1 Les organes de l’Association sont :

 

  1. l’assemblée générale ;
  2. le comité de direction ;
  3. le comité d’organisation
  4. l’organe de contrôle des comptes.

 

 

  1. a) L’assemblée générale

 

  • 10 Composition et représentation

1 L’assemblée générale est l’organe suprême de l’Association. Elle réunit tous les membres de l’Association.

2 Tout membre empêché de participer à une assemblée générale peut se faire représenter par un autre membre moyennant une procuration écrite, signée et remise au membre chargé de le représenter. Chaque membre peut en représenter deux autres au maximum.

 

Art. 11        Compétences

1 L’assemblée générale statue notamment sur les points suivants :

  1. approbation des rapports d’activités et de gestion annuels établis par le comité de direction et décharge pour sa gestion;
  2. approbation du bilan et des comptes annuels de l’Association, accompagnés du préavis de l’organe de contrôle des comptes;
  3. approbation du budget proposé par le comité de direction pour l’exercice comptable suivant notamment concernant l’utilisation des fonds de l’Association ainsi que le plafond des dépenses extrabudgétaires;
  4. élection/révocation du président, du vice-président et des autres membres du comité de direction;
  5. élection et révocation de l’organe de contrôle des comptes;
  6. décisions relatives au montant de la cotisation annuelle;
  7. adoption et modification des statuts conformément à la majorité de l’article 25;
  8. adoption et modification du règlement interne de l’Association présenté par le comité de direction;
  9. décisions sur recours en matière d’exclusion de membres;
  10. dissolution de l’Association conformément au quorum et à la majorité de l’article 26.

2 L’assemblée générale se prononce également sur les autres points préalablement portés à l’ordre du jour.

                         Art. 12        Convocation et réunion

1 L’assemblée générale ordinaire se réunit au moins une fois par an et ce impérativement dans les 3 mois qui suivent la clôture de l’exercice comptable.

2 Une assemblée générale extraordinaire est convoquée chaque fois que le comité de direction ou l’organe de contrôle des comptes le jugent nécessaire ou lorsque le cinquième des membres en fait la demande écrite et signée au comité de direction.

3 Les assemblées générales (ordinaires ou extraordinaires) sont convoquées par le comité de direction, par envoi électronique aux membres et affichage dans les locaux de l’association, au moins trente jours avant la date de l’assemblée.

4 L’envoi et l’affichage mentionnent l’ordre du jour, la date, le lieu et l’heure de l’assemblée, ainsi que l’indication du lieu où les documents faisant l’objet des décisions à prendre peuvent être consultés.

5 Les propositions individuelles de points à porter à l’ordre du jour doivent en principe parvenir par écrit au comité de direction au moins quinze jours avant la date de l’assemblée générale. L’affichage et la documentation à disposition doivent être complétés en conséquence.

 

  • 13 Déroulement de l’assemblée générale

1 Aucune décision ne peut être prise en dehors des points mentionnés à l’ordre du jour.

2 L’assemblée générale est présidée par le président ou le vice-président de l’association. En cas d’absence de ceux-ci, l’assemblée générale peut exceptionnellement être dirigée par un autre membre du comité de direction.

3 Il est tenu un procès-verbal de l’assemblée générale, dans lequel les décisions sont consignées. Ce procès-verbal doit être signé par son rédacteur, ainsi que par le président de l’Association ou son remplaçant. Il est à disposition des membres de l’Association pour consultation dans les locaux de l’Association.

 

Art. 14        Droit de vote, majorités et quorum

1 Tous les membres réunis, ou représentés, à l’assemblée générale ont un droit de vote égal ; en cas d’égalité, la voix du président ou de son remplaçant compte double.

2 Les décisions sont prises à main levée, à moins qu’un cinquième des membres présents ou représentés ne demandent le vote à bulletin secret.

3 En cas de vote à bulletin secret, l’assemblée générale désigne trois membres, non- membres du comité de direction, chargés de dépouiller les bulletins de vote. Les bulletins nuls ne sont pas pris en considération.

4 Les décisions de l’assemblée générale sont prises à la majorité relative des membres présents ou représentés, sauf décisions concernant l’adoption ou la modification des statuts (art.  25), ainsi que la dissolution de l’Association (art. 26).

5 L’assemblée générale ne peut valablement délibérer qu’en la présence d’au moins un tiers des membres.

 

 

 

  1. b) Comité de direction

 

Art. 15        Composition et organisation

1 Le comité de direction est l’organe exécutif de l’Association. Il est composé de 3 à 7 membres dont la moitié au moins est des étudiants régulièrement immatriculés à l’EPFL. Il est dirigé par un président (président de l’Association), qui doit être un étudiant régulièrement immatriculé à l’EPFL. Le comité de direction comprend en outre au moins le président également le vice-président, et le  trésorier. Au moins l’un de ces trois membres doit avoir été membre du comité d’organisation l’année précédent son mandat.

2 Tous les membres du comité de direction sont élus pour un an par l’assemblée générale et sont rééligibles. Le président est éligible au maximum pour 2 mandats consécutifs.

3 Le comité de direction s’organise lui-même, conformément au règlement interne et aux statuts de l’Association.

4 Si, faute de candidatures, moins de 3 membres sont élus, les membres dont le poste n’a pas été pourvu restent en fonction à titre intérimaire jusqu’à la prochaine assemblée générale où le comité de direction organisera de nouvelles élections pour les postes vacants.

5 Si la fonction de l’un des membres du comité de direction devient vacante en cours d’exercice, le président, avec l’accord du comité de direction, est autorisé à désigner un autre membre du comité qui occupera la fonction en question à titre intérimaire jusqu’à la prochaine assemblée générale.

6 Si la place de président de l’association devient vacante en cours d’exercice, le vice-président en prend la fonction, à titre intérimaire jusqu’à la prochaine assemblée générale.

7 Tout membre du comité de direction qui perd la qualité de membre de l’Association perd simultanément sa fonction au sein du comité de direction.

Art. 16        Compétences

1 Les compétences du comité de direction  sont notamment les suivantes:

  1. gestion des affaires courantes et administration de l’Association conformément à son but et aux décisions de l’assemblée générale;
  2. tenue à jour de la comptabilité et des pièces comptables de l’Association ;
  3. établissement du bilan et des comptes annuels;
  4. gestion des fonds de l’Association;
  5. convocation et préparation des assemblées générales;
  6. établissement du budget et du rapport annuel de gestion et présentation de ces documents à l’assemblée générale;
  7. présentation du bilan et des comptes annuels, ainsi que du préavis de l’organe de contrôle, à l’assemblée générale;
  8. exécution des décisions de l’assemblée générale;
  9. élection et révocation des membres du comité d’organisation ;
  10. décisions en matière d’admission et d’exclusion des membres de l’Association;
  11. représentation de l’Association envers les tiers ;
  12. création et tenue à jour du cahier des charges des membres ;

2 Les tâches du comité de direction sont détaillées dans le cahier des charges de l’Association.

3Le comité de direction est autorisé à engager des dépenses extrabudgétaires nécessaires à l’organisation de manifestations à concurrence d’un montant approuvé par l’assemblée générale. Il est tenu de conserver les justificatifs et de s’assurer que ces dépenses figurent au bilan et dans les comptes annuels. Pour toute dépense excédant ce plafond, le comité de direction est tenu de convoquer une assemblée générale.

 

                         Art. 17        Convocation et réunion

1 Le comité de direction  se réunit aussi souvent que nécessaire sur convocation du président ou à la demande du tiers de ses membres.

2 Le comité de direction ne peut valablement délibérer qu’en la présence de la majorité de ses membres. Un membre peut toutefois se faire représenter par un autre membre du comité de direction moyennant une procuration signée.

3 Les décisions du comité de direction sont prises à la majorité relative des membres présents ; en cas d’égalité, la voix du président, ou celle de son vice-président en cas d’absence, compte double. Elles sont consignées dans un procès-verbal. Les originaux des procès-verbaux sont conservés par le comité de direction. Une copie est à disposition des membres de l’Association

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. c) Comité d’organisation

 

                         Art. 18        Composition et organisations

1 Le comité d’organisation a la charge d’assister le comité de direction dans l’organisation des activités de l’association.

2 Les membres du comité de direction sont automatiquement membres du comité d’organisation. Les autres membres du comité d’organisation sont nommés par le comité de direction. La moitié au moins des membres du comité d’organisation doit être constituée d’étudiants régulièrement immatriculés à l’EPFL.

3 Le comité d’organisation est sous la responsabilité du comité de direction.
4 Les tâches du comité d’organisation sont détaillées dans le cahier des charges de l’Association. Le comité d’organisation fixe la date de la manifestation.
5 Tout membre du comité d’organisation qui perd la qualité de membre de l’Association perd simultanément sa fonction au sein du comité d’organisation.

 

                         Art. 19        Convocation et réunion

1 Le comité d’organisation se réunit aussi souvent que nécessaire sur convocation du président ou à la demande du tiers de ses membres.

2 Le comité d’organisation ne peut valablement délibérer qu’en la présence du tiers des membres du comité d’organisation.

3Les décisions du comité d’organisation sont prises à la majorité des membres présents ; en cas d’égalité, la voix du président ou celle du vice-président en cas d’absence du président, compte double. Les décisions sont consignées dans un procès-verbal. Les originaux des procès-verbaux sont conservés par le comité de direction. Une copie est à disposition des membres de l’Association.

 

 

  1. D) Organe de contrôle des comptes

 

                         Art. 20        Composition et fonction

1 L’organe de contrôle est élu par l’assemblée générale pour une durée d’un an. Il est rééligible. Il se compose de trois membres (dont un suppléant), à l’exclusion des membres du comité de direction.

2 L’organe de contrôle vérifie, à la fin de chaque exercice annuel, le bilan et les comptes établis par le comité de direction. Il exprime un préavis à l’intention de l’assemblée générale.

3 L’organe de contrôle peut demander toutes pièces justificatives au comité de direction. S’il l’estime nécessaire, il peut solliciter la convocation d’une assemblée générale extraordinaire.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. Situation financière de l’Association

 

                         Art. 21        Ressources

1 Les ressources de l’Association proviennent :

  1. Du produit des manifestations organisées par l’Association ;
  2. Du produit de toute vente ou location réalisée par l’Association;
  3. Du sponsoring et des dons;
  4. De toutes autres sources de revenus.

 

                         Art. 22        Responsabilité financière

1 L’association ne répond que sur sa seule fortune.

2 Les membres n’ont aucun droit à cet avoir social, les actifs de l’Association étant sa propriété exclusive.

3La responsabilité personnelle des membres est limitée au paiement de la cotisation annuelle, l’association répondant de ses engagements exclusivement sur son avoir social.

4L’Association peut être engagée financièrement par la signature simple d’un membre d’un comité d’organisation jusqu’à concurrence d’un montant fixé par le comité de direction, dans le règlement interne. Au-delà de ce montant, l’Association n’est engagée que par une signature double, dont une au moins du président, vice-président ou du trésorier de l’Association.

 

                        

                         Art. 23        Comptabilité

1 La comptabilité de l’Association est tenue à jour par le comité de direction. Les pièces comptables et autres justificatifs sont conservés.

2 L’année comptable correspond à 12 mois par années, elle commence le 20 avril.

 

 

  1. Responsabilité de l’Association et de ses membres

 

                         Art. 24        Assurance responsabilité civile

1 L’Association s’engage à contracter une assurance responsabilité civile couvrant les dommages matériels et/ou corporels causés par ses membres durant ses activités, sauf si une assurance de ce type est fournie par un partenaire.

 

                         Art. 25        Responsabilité personnelle d’un membre de l’Association

1 Tout membre de l’Association engage sa responsabilité personnelle lorsqu’il a causé, intentionnellement ou par négligence, un dommage à l’EPFL ou à tout autre tiers en violant les exigences les plus élémentaires de prudence, alors qu’il aurait pu se rendre compte qu’il porterait préjudice à ce tiers.

 

 

 

 

  1. Adoption et modification des statuts, dissolution et liquidation

 

                         Art. 26        Adoption et modification des statuts

1 L’adoption et la modification des présents statuts nécessitent la majorité absolue des membres présents ou représentés à l’assemblée générale.

 

                         Art. 27        Dissolution

1 Sous réserve d’une décision judiciaire, la dissolution de l’Association peut être décidée par l’assemblée générale à la majorité des deux tiers des membres présents ou représentés à l’assemblée, pour autant que plus de la moitié des membres soient présents ou représentés.

2 Si ce quorum ne peut être atteint, une seconde assemblée générale extraordinaire, qui devra être convoquée dans un délai de 30 jours à compter de la date de la première assemblée, décidera de cette dissolution à la majorité des deux tiers des membres présents ou représentés à l’assemblée, quel que soit leur nombre.

 

                         Art. 28        Liquidation

1 Le mandat de liquidation revient au comité de direction en fonction au moment de la décision.

2 Les membres de l’Association ne peuvent prétendre à aucun droit sur l’avoir social. L’actif net sera dévolu à une autre association ou à une institution d’utilité publique désignée par l’assemblée générale qui décide de la dissolution de l’Association.

 

VII. Dispositions finales

 

                         Art. 29        Entrée en vigueur

1 Les présents statuts remplacent et annulent les versions antérieures. Ils ont été adoptés et entrent en vigueur le 08 mai 2013.

 

                         Art. 30        Affichage et communication

1 Les présents statuts, signés en un exemplaire conservé dans les archives de l’Association, sont affichés dans les locaux de l’Association et publiés sur son site web.

 

 

Organigramme Artiphys - Page 1 (1)

 

 

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